結論：「残す紙」を先に決め、それ以外をスマホでPDFにする
紙の書類を減らすコツは、いきなり全部をデータにしようとしないことです。まず「原本を残す必要がある紙」を分け、残りをスマホで撮ってPDFにまとめます。ファイル名のルールを決めておけば、紙で探すよりずっと早く見つけられます。
書類がたまる理由を整理する
- 捨ててよいか分からない：判断を先送りにした紙が、引き出しや棚に積み重なります。
- しまう場所が決まっていない：郵便物・学校のプリント・保証書などが混ざり、探すときに全部を見直すことになります。
- データにしても探せない：「IMG_1234.jpg」のような名前のままだと、スマホの中でも見つかりません。
手順
- 書類を3つに分ける：「原本を残す」「データにして紙は処分してよい」「すぐ捨ててよい」に分けます。迷う物は「原本を残す」に入れておきます。
- スマホでスキャンする：iPhoneなら「メモ」アプリの添付ボタンから「書類をスキャン」を選ぶと、書類の範囲を合わせて取り込めます。「ファイル」アプリの「…」からも「書類をスキャン」でき、保存先を選んで保存します。Androidなら「Googleドライブ」アプリのカメラアイコンから撮影し、保存形式で「.pdf」を選べます。
- 1件ずつPDFにまとめる：複数ページの書類は、ページ順に1つのPDFにします。
- ファイル名のルールを決める：「20261020_電気料金.pdf」のように、日付を先頭に付けると並べたときに時系列になります。
- 保存先のフォルダを決める：「家計」「学校」「保証書・説明書」など、分け方は少なめにすると続けやすくなります。
- 定期的に見直す：月に1回など、たまった紙をまとめてスキャンする日を決めておくと、紙が増えにくくなります。
注意点：原本を残したほうがよい紙
- 税金の手続きに使う書類：たとえば医療費控除を受けた場合、国税庁は医療費の領収書を確定申告期限等から5年間、自宅等で保存するよう案内しています。この期間中に、税務署から提示を求められることがあります。
- 契約書・保証書・公的な通知：内容によって扱いが違うので、処分してよいか分からないものは、発行元の案内を確認してから判断しましょう。
- データのバックアップ：スマホが壊れたり紛失したりしても困らないよう、クラウドやパソコンにも保存しておきます。
- 個人情報を含む紙の処分：シュレッダーにかけるなど、読めない状態にしてから捨てましょう。
このサイトのツールの使い方
- 「画像からPDF作成」：スマホで撮った書類の写真（HEICにも対応）を入れ、順番を並べ替えてPDFにします。用紙はA4（縦・横・自動）か画像と同じ大きさ、余白は「なし」「10mm」「20mm」から選べます。
- 「PDF結合」：別々にスキャンしたPDFを1つにまとめます。使うページだけを「1-3, 5」のように指定したり、向きをまとめて回転したりもできます。
- 「ファイル名一括変更」：複数のファイルに、置換・連番・更新日時（例：20261019）をつけて名前を一括で変えます。ブラウザの仕組み上、元のファイル名を直接変えるのではなく、新しい名前のコピーをZIPで保存します。
- 「PDF編集」：PDFに文字や印鑑の画像を書き込んで保存できます。修正テープは白い四角を重ねるだけで、下の文字のデータは消えないため、人に見せたくない情報を消す用途には使わないでください。
ファイルはサーバーに送らず、端末の中だけで処理します。